こんにちは、やつお（@yatsu_o）です。
あなたは「時間は進むのに、仕事は進まない！」と焦ったことはありませんか？
私はいつも「ある程度は効率化しているつもりだけど、まだまだ時短したいな～」と考えています。
現代社会における作業の効率化や時短というのは、ほとんどがパソコン作業に直結しているのではないでしょうか。
そのため、このところ私は意識的にパソコン作業を時短するためのアプリや情報を集めるようになりました。
2021年3月3日には、マイクロソフトからWindowsデスクトップを自動化するためのアプリ「Power Automate Desktop」が無料公開されたことも吉報でしたね。
今回はマイクロソフトつながりで、元マイクロソフトの杉山靖彦氏著「あるあるで学ぶ 忙しい人のためのパソコン仕事術」という本を読み、筆者が「これは便利！」と感じたことのなかから3つ厳選しました。
この記事を読むことで、以下のことがわかります。
- 長い部署名を間違わずに入力する方法
- リンクが長すぎてうまく貼り付けられないときの対処法
- 自動で1時間ごとにバックアップをとる方法
※本文の手順は、2021/3/8時点のWindows10に最適化したものです。
できるビジネスシリーズ「パソコン仕事術」の本を読んだ感想
長い部署名を間違わずに入力する方法
あなたは、長い部署名や長めのテンプレ文はどうやって入力していますか？
テキストに貼っておいてコピペするのもいいですが、こんな方法もあるんです。
[単語の追加]をしておく
入力が面倒な社名や部署名、テンプレ文は単語登録をしましょう。
単語登録は以下の手順でできます。
- 画面右下の言語バーのボタンを右クリックする
- [単語の追加]をクリックする
- 『単語』に登録する文を入力
- 『よみ』に読み方を入力
- 『品詞』を選択する
- 『登録』をクリックする
このように操作するだけで、単語を登録することができます。
今回ピックアップしたなかでも、私がとくに「使っていない人は常に損をしている」と感じるのは単語登録ですね。
なぜなら、挨拶のように毎回使う「いわゆるテンプレ文」を登録し最小限の文字を打てば、あとは長文を選択するだけだからです。
当ブログの場合は、冒頭の挨拶に先日からTwitterのリンクを貼るようにしましたが、私が「やつお」と打つだけでTwitterのURLつきの挨拶文を選択することができます。
毎回のようにURLを入力してリンクを貼るとなれば、コピペだとしても「面倒だな～」と感じてしまうはずです。
執筆している側の気持ちとしても、対面のときと同じように文章でも「あいさつ」は気持ちよくしたいじゃないですか。
挨拶がサラッと出てくるのは、文章であってもリアルで対面しているときであっても、気持ちいいですよね？
しかも、仮にTwitterURLのリンクを貼っていない場合、本来Twitterを見てくれる人がいたかもしれないのに機会損失になってしまいます。
いま機会損失をしていないのは、辛い作業を排除してくれた単語登録のおかげですね。
もしも単語を登録する機能がなかったとしたら、機会損失が発生しても私はリンクを貼っていないはずですｗ
リンクが長すぎてうまく貼り付けられないときの対処法
メールを送るとき、リンクが長すぎてうまく貼り付けることができないときってありませんか？
仮に長いリンクを貼ることができたとしても、相手の環境によっては該当のページが正しく表示されないことも…
さらにTwitterなどのSNSでは文字数制限があり、送信すらできない場合もあります。
そんなときに助かるのが「URL短縮ツール」なんです。
URL短縮ツールの使い方
URLを短縮する手順は、以下のとおりです。
- GoogleChromeブラウザで「URL短縮ツール」と検索し、GoogleChromeのURL短縮ツールのページをひらく
- 『Chromeに追加』をクリックする
- GoogleChromeブラウザの右上にある『拡張機能アイコン』をクリックする
- 『GoogleChromeのURL短縮ツール』をクリックする
- 『このテキストボックスのURL～』の下に短縮したいURLをコピペする
これで短縮されたURLとQRコードが表示されます。
ちなみに、筆者が運営するYouTubeチャンネルのURLで試したところ、しっかりと短縮されました。
YouTubeは、チャンネル登録者数が100人未満だと公式の短縮URLは使えないので助かりますｗ
※YouTube公式のURL短縮方法ではないため、YouTubeのURLを短縮する場合は自己責任でお願いします
自動で1時間ごとにバックアップをとる方法
あなたは、ふだんバックアップをとっていますか？
筆者は週イチで、必要なデータを外付けハードディスクにコピーしていました。
しかし、自動でバックアップする方法があったんです！
自動バックアップのしかた
自動で1時間ごとにバックアップする方法は以下のとおりです。
- 外付けハードディスクやUSBメモリなど、バックアップを保存する媒体をPCに接続する
- タスクバーの検索欄（画面左下にあります）に「コントロールパネル」と入力する
- 『コントロールパネル』をクリックする
- 『ファイル履歴でファイルのバックアップ コピーを保存』をクリックする
- 『オンにする』をクリックする
これで、外付けの媒体へ自動的にバックアップされつづけます。
なお、バックアップ対象は「ユーザーファイル（一般的にC:\Users\使用者のユーザー名）」に入っている全てのデータです。
この自動バックアップのやり方は、恥ずかしながら筆者は初めて知りました。
予期せぬ事態が起こったときに奪われる時間がかなり短くなりそうなので、私はすぐに外付けHDDを接続・設定しておきました。
パソコンで作業をするにあたっては、バックアップはとても大切ですよね！
あとがき
「あるあるで学ぶ 忙しい人のためのパソコン仕事術」のなかで、杉山氏は「誰でも簡単に運用できること」と「手間をかけずに情報を利用しやすくすること」が目的だと述べています。
つまり、パソコンを使いこなすことが目的ではなく「パソコンを使って仕事の生産性をあげることが目的」ということです。
わたしは「たしかに、パソコンを使いこなしていても手間をかければパソコンを利用する意味がなくなる」と納得しました。
手間がかかるということは「コンピューターが得意なはずの効率化や時短ができていない」ということになるからです。
ともあれ、「あるあるで学ぶ 忙しい人のためのパソコン仕事術」には今回ピックアップした3つのほかにも、学ぶことがたくさんありました。
「パソコンで仕事をする機会が多い」というあなたは、ひととおり読んでみるといいかもしれません。
さいごまで読んでいただき、ありがとうございました。
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